Aunque se pueden hacer facturas "recapitulativas", se debe preguntar al cliente si va a querer la emisión de factura en el momento, por lo que se le ha de preguntar antes de terminar sus operaciones, si necesita factura o no, con el fin de emitirlas en el momento, evitando así solicitudes y reclamaciones posteriores.
En cumplimiento del Real Decreto 1619/2012 Correos esta obligado a emitir factura completa a partir de 400 €, por ventas o servicios que no sean de terceros, así pues, siempre que se vaya a cobrar una bolsa superior a este importe y no se haya seleccionado la opción "Con factura", el sistema lanzará un mensaje para impedir cobrar la bolsa sin emitir la factura, obligando a introducir los datos del cliente y emitiendo la factura correspondiente.
La obligación de expedir factura completa, en la que consten, entre otros datos, la identificación del destinatario (NIF, Apellidos y Nombre o Razón Social y Domicilio), se puede sustituir por la expedición de una factura simplificada (que hasta hace pocos años se denominaba "Tique") cuando su importe no exceda de 400€, impuestos incluidos, según el artículo 4 del Reglamento citado.
No obstante lo anterior, en el caso de que el destinatario exija una factura completa con sus datos identificativos, porque así lo necesite para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria, Correos estará obligado a emitírsela. Por ello es imprescindible conocer el mismo día de la venta si el cliente va a precisar una factura completa, para que ésta pueda ser generada en la Oficina Técnica correspondiente ese mismo día (bien por el mismo cartero o bien por personal de la Oficina en el caso de que sea el cliente quien acuda a esta), puesto que no será posible generar esa factura completa a posteriori.
La emisión de facturas se deberá atener a las siguientes normas:
Cuando el cliente solicite el cobro de una bolsa de compra con factura, se deberá marcar el check en IRIS en el apartado "Emisión de Factura".
En el combo de países aparecerá seleccionado por defecto España. Cuando el usuario seleccione otro país diferente, se mostrarán las dos letras correspondientes al país elegido. El usuario debe introducir un NIF, un CIF o NIE, ya que la aplicación seguirá realizando dichas validaciones.
En el combo del país sólo se muestran aquellos países que estén inscritos en el Censo de Operadores Intracomunitarios. IRIS6 mandará al Sistema de Facturas de la Intranet dicho documento de identificación, añadiéndole las letras ES o del país elegido por delante.
Si el cliente pertenece a un país que no se muestra en el combo, podrá elegir la opción "Otros". IRIS6 no hará ningún tipo de validación sobre dicho número de identificación.
Si el número de identificación introducido fuera erróneo, el contenido del campo se mostrará en color rojo, y se deshabilitará el botón de "Cobrar".
Siempre que el DOI sea correcto, el sistema coteja con la AEAT si el DOI y nombre del cliente coinciden con los de la AEAT, si no coinciden aparecerá un mensaje indicando que se corrijan, en este momento se pide el DOI al cliente, se corrigen los datos erróneos y se pulsa en Continuar. La factura se extenderá con los nuevos datos.
La oficina, a petición de un cliente, puede emitir facturas recapitulativas de operaciones realizadas en la propia oficina o en otra/s. Estas facturas sólo se pueden solicitar a posteriori, nunca en el momento de la compra.
Las operaciones reflejadas en la factura recapitulativa aparecen desglosadas por día y factura simplificada, de manera que la factura tendrá tantos bloques como facturas simplificadas se hayan introducido en dicha factura. También aparece la oficina de admisión de cada factura simplificada y un resumen de la factura, desglosado por tipo impositivo. A su vez también tiene un desglose en factura postal y no postal.
La factura recapitulativa se emite a partir de una o varias facturas simplificadas de compra, emitidas en días e incluso meses atrás, con una antigüedad máxima de un año. Para que estas facturas simplificadas puedan estar incluidas en la factura recapitulativa, no pueden haber sido incluidas en factura anterior alguna.
En una misma factura recapitulativa pueden incluirse varias facturas simplificadas diferentes, siempre que estas se hayan emitido el mismo mes y año. Por tanto, se tendrá que emitir una factura recapitulativa para cada factura o facturas simplificadas emitidas durante un mismo mes y año.
Además, las facturas simplificadas deben pertenecer a una misma zona impositiva, esto es, no se pueden emitir facturas con facturas simplificadas que, siendo del mismo mes y año, se hayan obtenido, por ejemplo, en oficinas de la península y de Canarias o Ceuta y Canarias, etc.
Para llegar al módulo de creación de facturas recapitulativas, hay que seguir la ruta en IRIS>>Menú>>Gestión>>Facturas>>Facturas Recapitulativa.
Una vez dentro del módulo de facturas, hay que introducir las facturas simplificadas para las que se va a solicitar factura recapitulativa. La información de las facturas simplificadas se puede introducir de dos maneras:
Si el usuario decide introducir los 3 campos por separado, el campo N° Fra. Simp se irá rellenando con los datos que el usuario vaya introduciendo. Al introducir las facturas simplificadas emitidas, el usuario tendrá la opción de fijar el Codired de la oficina en la que se emitió el ticket, aunque por defecto se mostrará la oficina en la que se está trabajando y, si lo desea, igualmente podrá fijar la fecha de emisión del ticket. Para ello se utilizan los check que aparecen al lado de cada uno de los campos a rellenar.
Una vez introducidas todas las facturas simplificadas, hay que rellenar el campo NIF/CIF del cliente que solicita la factura, debiendo presentar el formato correcto ya que la aplicación lo validará. Cuando se haya introducido, se pulsará el botón "Solicitar", para obtener la factura recapitulativa correspondiente.
Es posible emitir, para un mismo cliente, varias facturas recapitulativas del mismo mes y la misma zona impositiva, con la única condición de que no se repitan, es decir, una misma factura simplificada no puede incluirse en más de una factura.
También es posible solicitar de nuevo facturas recapitulativas previamente emitidas. Para ello se deben introducir en IRIS una serie de parámetros que permitan localizar la factura, como el rango de fechas, NIF/CIF del cliente o número de factura simplificada. Una vez identificada la factura en cuestión es posible imprimirla de nuevo.
La consulta de facturas recapitulativas se hace en Menú>>Gestión>>Facturas>>Consulta de Factura Recapitulativa.
Una vez dentro del módulo de consulta de facturas hay que introducir los parámetros necesarios para poder realizar la búsqueda. La aplicación, por defecto, muestra el Codired de la oficina donde se está trabajando -campo que no es editable- y además será obligatorio un rango de fechas para iniciar la búsqueda. Además se puede añadir un número de factura simplificada concreto o el NIF/CIF del cliente que solicitó dicha factura. Una vez introducido uno o varios de esos parámetros, se activará el botón "Buscar".
La aplicación mostrará todas las facturas que cumplan los rangos de criterios introducidos. En los resultados de la búsqueda saldrá especificada la oficina desde la que se realizó esa factura recapitulativa, el usuario que la hizo, el mes y año a la que pertenecen las facturas simplificadas emitidas que están incluidas en esa factura, y el número de facturas simplificadas que componen dicha factura.
Para poder ver los detalles de dicha factura se selecciona el check situado a la izquierda de la fila, se habilitará el botón "Consultar" y al pulsarlo se muestran.
El usuario puede solicitar de nuevo la factura pulsando el botón "Resolicitar", o consultar otra factura pulsando el botón "Volver".
Existe una funcionalidad en llamadas a sistemas externos llamada "Sistema de gestión de tarjetas" (SGTC). Cuando un cliente solicita, en las oficinas de Correos, una modificación de datos de cliente (nombre, dirección, CIF/NIF, etc...) de una factura, se debe hacer a través de esta aplicación.
Una vez dentro de la aplicación, se busca la factura por su código.
Se selecciona el botón "Factura Correctiva" y en la pantalla siguiente se procede a modificar los datos del cliente, se pueden modificar todos los datos incluidos el DOI/NIF/CIF.
Toda modificación conlleva la generación de dos facturas:
Las dos se imprimen y se le entregan al cliente.
Todas las operaciones realizadas quedan grabadas en la base de datos.
En ocasiones, algunos clientes institucionales desean que su facturación se cargue en la plataforma FACe, que es un repositorio electrónico para las facturas de la Administración. Para tramitar estas facturas hay que seguir los siguientes pasos:
Si existen incidencias posteriores en FACe, será Facturación de la Zona quien se encargue de revisarlas y se pondrá en contacto con el Área de Facturación en el caso de que implique volver a cargar la factura por algún error o cambio necesario
Cuando no se pueda realizar la modificación o rectificación en el SGTC, se solicitará al área de Facturación por correo electrónico a areafacturacion.especial.oficinas@correos.com, siempre se acompañarán de la documentación escaneada. El área de Facturación responderá por correo electrónico.
Cuando que no sea posible enviarlas por correo electrónico, se cursarán por correo ordinario a la dirección > Las contestaciones y remisión de documentos se hacen desde el área de Facturación por correo electrónico, por lo que es imprescindible que en las peticiones y los correspondientes anexos que se envíen aparezca el correo electrónico de la oficina solicitante y un teléfono de contacto (preferiblemente interior).